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          東芝信息機器(杭州)有限公司成功案例分析

          東芝信息機器(杭州)有限公司成功案例分析

          公司介紹

          東芝信息機器(杭州)有限公司(Toshiba Information Equipment (Hangzhou) Limited,簡稱TIH)是著名的全球財富500強企業日本東芝集團獨資直屬公司。TIH是Toshiba在海外具有全球規模的筆記本電腦生產研發基地,年生產能力近300萬臺,除經營生產東芝電腦產品及外圍相關部件,還銷售自產產品以及提供售后服務和相關的研究開發。(QOL)達到國際標準。

          項目背景

          TIH經過多年的信息規劃與建設,已經擁有了相當高的信息化水平。目前,公司已經成功應用了生產管理系統、人事系統、經費系統、財務管理系統等,能夠在生產、人事、經費管理、財務等多方面進行有效管理,但在流程管理、工作任務、文檔管理、會議管理、項目管理等方面仍依賴于手工或電子郵件形式。公司十分希望可以通過融入協同管理與辦公信息系統,規范業務制度和流程、整合信息資源,提升日常工作和跨部門的協作水平、進一步促進企業運營的規范化和效率。

          需求分析

          TIH具有較高的信息化水平,已在使用的系統包括Oracle ERP(EBS),HR,Notes等,以及各種小應用如考勤Payroll系統等,其IS部(Information System Department)擁有眾多精通技術和業務的IT工程師。

          在日常辦公管理上,TIH主要應用Notes系統,但隨著應用的不斷深入,尤其是在集成性、靈活性等諸多方面提出的新需求,原本的Notes系統已無法滿足當前信息化的需求,表現出三個方面的主要弊端:

          1. 系統相對封閉,無法和其他系統集成,新增加功能模塊也比較困難;

          2. 維護和調整相對困難,流程的增加和調整;

          3. 功能相對固定,無法融入企業個性化的功能要求。于是總公司決定逐漸取消原有的Notes系統,采用集成性更高、架構更靈活、功能更強大的日常管理平臺。

          TIH對日常協同管理平臺的基本要求是,提供中、英、日三種語言,同時為了更好地與已有系統集成,必須基于Oracle數據庫。

          在功能需求上,TIH主要包括以下六個方面:

          一、流程管理

          由于原有系統中工作流設置和調整相對不方便,且可實現的流程復雜性不高,因此在流程管理功能上需要具有絕對的靈活性,同時需要提供各類便捷功能,如字段自動計算、表單套打、自定義報表生成、各類條件查詢等,支持子流程,同時,流程必須提供開放接口,實現和其他系統之間的數據調用和導出,以及在流程某環節結束后對其他事件的觸發。

          二、文檔管理

          文檔管理需要包含原來Notes中已較為強大的所有的功能,除此以外,還需要重點體現文檔的安全控制功能,如每個文檔、文件夾都可以設定訪問權限,追蹤新建、瀏覽、編輯、刪除等操作歷史,文檔在線修改并保留修改痕跡,多版本控制等。

          三、教育培訓管理

          教育培訓管理存在諸多較為突出的問題,通過傳統的紙張審批和人工統計,存在處理周期長,操作不方便,容易引起統計錯誤以及記錄不易長期保存等問題,而現有的人事系統功能相對簡單,無法進行數據導入導出分析,錄入數據項目不完整,無法進行數據分析,管理者無法對教育信息隨時進行查詢,了解整體教育培訓狀況,同時,利用人事系統進行教育培訓管理,也容易造成人事信息的泄密。

          基于以上考慮,協同管理平臺中需要對員工教育培訓情況進行全面的管理。

          四、資產管理

          資產管理主要包括資源管理、庫存管理和資產出入庫管理。

          資源管理即指對可重復被使用的獨立實體進行管理,如會議室、辦公用品(如投影儀)、車輛和司機等,具體包括資源信息的創建、刪除、修改,資源的占用、釋放、使用情況記錄等。

          庫存管理包括通過系統各類流程審批購買的產品以及手工入庫的產品,要求系統工作流能實現和庫存基礎數據的關聯,流程的審批內容和結果影響庫存信息等。在普通層面上,包括對物品信息的創建、修改記錄維護,物品的入庫、出庫狀態管理,物品信息的查看和統計,并結合采購提醒等。

          資產出入庫管理即指出入公司的內外部資產的統一跟蹤,如資產的出入時間、責任人員,資產出入歷史等,便于管理層或責任部門及時追蹤。

          五、財務管理

          財務管理包含預算管理和實際費用管理兩個方面:

          預算管理以月為單位,明細到顆粒度最小的科目,同時能方便清晰的查看預算報表,分類匯總等。

          費用管理包括對具體費用類型和會計科目的設置,費用發生與工作流審批相結合,實現費用數據和物品狀態的實時變化,同時還包括費用的轉移和分配,如從一個部門轉移到一個或多個部門,此外,對各項費用的使用情況能進行方便的查詢。

          對于財務管理,必須提供方便的統計分析功能,如費用和預算的比較表等,能實現級聯查詢和多條件符合查詢等。

          同時,財務管理將和EBS系統實現相關數據的傳送。

          六、其他功能

          除了以上核心功能外,TIH同樣需要引入基礎性功能模塊,如公告欄、短信平臺、即時提醒、通訊錄、個人設置等。初次以外,TIH并非將協同管理平臺僅僅定位于日常辦公,而是公司內部統一的管理平臺,需要和公司內部其他系統實現整合,并且能在平臺上方便的添加獨立開發的應用程序。

          系統規劃

          東芝的管理一向以精細、嚴謹、規范著稱,對于協同管理平臺的選型同樣體現出這一特點。TIH IS部部長親自考察了杭州、上海等多家國內知名軟件企業,現場出題考察,最終選擇了微宏作為TIH協同管理平臺的供應商。

          TIH在選型過程中,不僅提出了多語言Oracle數據庫兩個基本要求,主要考慮的是這個平臺是否具備國際專業協同管理軟件的功能,同時具備良好的成長性和兼容性。微宏協同和內容管理軟件平臺5.1在國內外經過多年的開發和實踐,以多維協同工作平臺worksite為基礎,自由組合幾十種協同工具,在系統靈活性、可擴展性、整合性、權限管理等方面,已經和國際大型協同軟件處于相同水平,與國內協同和OA類軟件相比,在架構、思路和功能的深度上具有明顯優勢。

          微宏智能工作流IntelliFlow是目前國內專業的工作流產品,具有強大的技術優勢。TIH應用后,將原本在Notes中的40余個流程,全部在微宏協同管理平臺上實現,并且取得了更加明顯的應用效果。微宏IntelliFlow采用以表單驅動為架構的流程管理軟件,可以實現對串聯、并發、循環、條件、子流程等各種運行模式的管理,具備強大的表單定制和分析功能。目前通過微宏工程師的培訓,TIH工程人員可以熟練的建立各類表單和流程,并可靈活設置調整。同時,在流程的集成性功能上應用頻繁,如與Office文檔的集成,與其他其他模塊和系統的集成等,如與資產、財務等模塊的數據管理,以及調用或導入其他系統數據等。

          在文檔管理中,實現Notes文檔管理的全部功能,使TIH將原有Notes中管理的問題全部移入微宏協同管理平臺進行統一的管理和控制。在文檔的安全控制上,微宏更是精雕細琢,實現了TIH要求的所有功能。同時,微宏獨創的模版文檔技術,更是開創了國內獨一無二的文檔管理方式,實現了復合文檔的管理,便于文檔屬性的搜索挖掘以及同類文檔的集中瀏覽和發布等,效果顯著。

          在教育培訓管理中,實現了教育計劃的制定、審批,教育課程的開設、實施、反饋、評價、考核等一體化培訓管理;在資產和財務管理中,均按照預定計劃,實現所要求的所有功能。

          對于系統未來的規劃,TIH將在現有成熟穩定的平臺的基礎上,與微宏進行更加深入的合作,不斷增加新的應用功能。同時,微宏提供的開放式接口,也便于TIH將內部應用模塊方便的“掛”在協同平臺上,使得微宏協同管理平臺真正成為公司日常管理和應用的核心平臺,成為TIH信息化管理的強大支撐。

          應用效果

          微宏企業協同管理平臺能夠無差異的兼容多個主流數據庫,包括Oracle、SQL Server等,此外,平臺的多語言切換功能,也掃除了外資公司在使用軟件上的語言障礙,為東芝信息機器(杭州)在全公司所有員工中推廣協同工作管理和信息交流奠定了很好的應用基礎。

          微宏公司在這次和東芝信息機器(杭州)的合作過程中,不但顯示了微宏軟件的國際化優勢,也充分表現了微宏團隊在提供軟件服務時的國際規范的專業水準。微宏團隊在軟件工程的每一個環節都嚴格遵照國際標準的軟件服務規范,為客戶提供一流的服務,包括軟件需求分析與反饋服務、技術開發中的及時匯報與溝通服務、管理咨詢服務、實施服務、培訓服務、運營維護服務等。從與東芝的第一次溝通開始,在每一個工作環節,工作人員都將交流內容、各類方案以文檔、音頻、客戶記錄等形式在微宏內部協同平臺上統一保存,并隨時給客戶提供備忘參考。微宏團隊對客戶需求的敏銳理解和快速響應,以及在與東芝公司的合作中出色的國際化語言溝通能力,都給客戶留下了深刻印象,獲得東芝管理層的好評。

          經過TIH推薦,微宏協同管理平臺已成功應用與東芝在杭其他分公司。

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